Privacy AVG

h

School en privacy

h

Privacyreglement

Privacy is op dit moment een belangrijk onderwerp van gesprek en dat vloeit voort uit aangescherpte wetgeving in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), die per 25 mei 2018 van kracht is. Graag willen wij u wijzen op een aantal privacyregels, die wij als school hanteren. Wij vinden privacy van u, uw kind(eren) en ons personeel zeer belangrijk als grondrecht.

Op school gaan wij zorgvuldig om met de privacy van onze leerlingen. Onze aanpak is vastgelegd in het privacyreglement, dat u via de website van STICHTING TRIADE kunt raadplegen. Gegevens die over leerlingen gaan, noemen wij persoonsgegevens. Wij maken alleen gebruik van persoonsgegevens, als dat echt nodig is voor het leren en begeleiden van onze leerlingen en voor de organisatie die daar bij hoort.

In het reglement kunt u precies lezen wat voor onze school de doelen zijn voor de registratie van persoonsgegevens. De meeste gegevens ontvangen wij van de ouders bij de aanmelding op school. Daarnaast registreren leerkrachten en ondersteunend personeel van onze school gegevens over onze leerlingen, bijvoorbeeld cijfers en vorderingen. Soms worden er ook bijzondere persoonsgegevens geregistreerd, als dat nodig voor de juiste begeleiding van een leerling, zoals medische gegevens bv. dyslexie, ADHD of gezondheidsproblemen.

Op onze school werken we volgens het privacyreglement verwerking persoonsgegevens. Hierin staat beschreven hoe wij op school omgaan met leerlingengegevens en wat de rechten zijn van ouders en leerlingen. Dit reglement geldt voor alle STICHTING TRIADE-scholen en is met instemming van de GMR vastgesteld. U vindt het privacyreglement verwerking persoonsgegevens terug op de website van STICHTING TRIADE.

Leerlingenadministratie en Leerlingenvolgsysteem
De administratieve leerlingengegevens worden opgeslagen in het digitale administratiesysteem Parnassys. De persoonsgegevens, leerresultaten en eventueel het zorgdossier van de leerlingen worden digitaal vastgelegd in Parnassys, Cito-LOVS en eventueel een kleuterobservatieinstrument. Al deze programma’s zijn beveiligd. De toegang tot die gegevens is beperkt tot de leerkrachten en onderwijsondersteuners die met uw kind(eren) werken, de intern begeleider en directie van onze school. De administratieve kracht heeft alleen toegang tot de administratieve module. In geval van zeer vertrouwelijke gegevens spreekt de directie met u af wie hierover nog meer moetbeschikken.

Leerlingendossier
Ouders hebben het recht om de gegevens van en over hun kind(eren) in te zien, de school moet ouders deze inzage verlenen binnen een termijn van 2 weken. Als de gegevens niet kloppen, moet de informatie gecorrigeerd worden. Als de gegevens die zijn opgeslagen niet meer relevant zijn voor de school, mag u vragen die specifieke gegevens te laten verwijderen. Voor vragen of het uitoefenen van uw rechten, kunt u contact opnemen met de leerkracht van uw kind, of met de schooldirecteur.

Softwareprogramma’s
Tijdens de lessen maken wij gebruik van een aantal digitale softwarepakketten. Om leerlingen eenvoudig toegang te geven tot digitaal leermateriaal van de school, maken we gebruik van Basispoort. Hiervoor is een beperkte set met persoonsgegevens nodig om bijvoorbeeld een leerling te kunnen identificeren als die inlogt. Via Basispoort worden er dus geen leer- of toetsresultaten opgeslagen en/of uitgewisseld.
Wij hebben met alle leveranciers schriftelijke afspraken gemaakt over de gegevens, die in deze programma’s worden opgeslagen. De leverancier mag de leerlingengegevens alleen gebruiken als wij daarvoor toestemming geven, zodat oneigenlijk gebruik van die informatie door de leverancier wordt voorkomen. Alle programma’s waarin toetsgegevens worden vastgelegd, zijn alleen toegankelijk via een persoonlijke inlog.

Met alle leveranciers waarvan we softwarepakketten gebruiken waarbij ook leerlingengegevens worden opgeslagen, zijn zogenaamde verwerkersovereenkomsten afgesloten. De leveranciers verklaren daarmee zich te houden aan de privacyregels zoals de wetgever dat voorschrijft.

Gegevensuitwisseling
Als er leerlingengegevens worden uitgewisseld met andere organisaties, vragen we de ouders vooraf om toestemming, tenzij we volgens de wet verplicht zijn om die informatie te verstrekken. Dat kan het geval zijn als de leerplichtambtenaar om informatie vraagt of als het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap informatie nodig heeft, maar ook bij melding van kindermishandeling, wanneer politie of justitie informatie opvraagt of in noodsituaties.

Foto’s en films
We publiceren alleen privacygevoelig beeldmateriaal op website of andere social media na toestemming van ouders. Deze toestemming wordt jaarlijks geactualiseerd. Ouders mogen altijd besluiten om die toestemming niet te geven, of om eerder gegeven instemming in te trekken. Als u toestemming heeft gegeven, blijven wij natuurlijk zorgvuldig omgaan met de foto’s en wegen wij per keer af of het verstandig is een foto te plaatsen. Ook voor ouders die de school ondersteunen bij schoolactiviteiten gelden dezelfde regels van Privacy.

Klachten
Wanneer u van mening bent, dat de school niet handelt volgens de privacyregels, dan gaat u allereerst in overleg met de directie van de school. Vindt u dat uw klacht niet afdoende is afgehandeld, dan kunt u zich wenden tot het bevoegd gezag van STICHTING TRIADE. De te volgen klachtenprocedure is vastgelegd in de Klachtenregeling van STICHTING TRIADE. Ook kunt u terecht bij de rechter of de Autoriteit Persoonsgegevens.

Informatie
Op de website van STICHTING TRIADE vindt u meer informatie over privacy. www.stichtingtriade.nl