Privacy AVG
School en privacy
Privacyreglement
Wij gaan zorgvuldig om met de privacy van leerlingen, ouders/verzorgers en medewerkers. Onze aanpak is gebaseerd op de privacywetgeving middels de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en vastgelegd in het privacyreglement, dat u op de website van STICHTING TRIADE kunt inzien. In het privacyreglement kunt u lezen wat voor onze school de doelen zijn voor de registratie van persoonsgegevens. Hieronder een korte samenvatting daarvan.
De gegevens van onze leerlingen, de persoonsgegevens, gebruiken we voor de begeleiding van de leerlingen en voor de organisatie van het onderwijs.
De meeste gegevens ontvangen wij van de ouders bij de aanmelding op school. Daarnaast registreren leerkrachten en ondersteunend personeel van onze school gegevens als bijvoorbeeld cijfers en vorderingen. Soms worden er ook bijzondere persoonsgegevens geregistreerd als dat nodig voor de juiste begeleiding van een leerling, zoals medische gegevens of gegevens over bijvoorbeeld dyslexie of ADHD.
Leerlingenadministratie en Leerlingvolgsysteem
De administratieve leerlingengegevens zijn opgeslagen in het digitale administratiesysteem Parnassys. De persoonsgegevens, leerresultaten en het eventuele zorgdossier van de leerling leggen we digitaal vast in Parnassys en het Cito-leerlingvolgsysteem. Deze programma’s zijn beveiligd en de toegang tot deze gegevens is beperkt tot de leerkracht(en) en onderwijsondersteuner(s) die met de kinderen werken, de onderwijscoördinator en directie van onze school. De administratieve kracht heeft alleen toegang tot de administratieve module. In geval van zeer vertrouwelijke gegevens spreekt de directie met u af wie hierover nog meer moet beschikken.
Leerlingendossier
Ouders hebben het recht om de gegevens van en over hun kind(eren) in te zien. Hiervoor kunt u een afspraak maken met de directie, die vervolgens een afspraak met u maakt om de gegevens binnen een termijn van 2 weken in te zien. Gegevens die niet (meer) correct of relevant zijn, passen we op uw verzoek uiteraard aan.
Softwareprogramma’s
Bij de lesactiviteiten maken we gebruik van een aantal digitale softwarepakketten. Om leerlingen eenvoudig toegang te geven tot het digitaal leermateriaal van de school, maken we gebruik van Basispoort. Hiervoor is een beperkte set met persoonsgegevens nodig om bijvoorbeeld een leerling te kunnen identificeren bij het inloggen. Via Basispoort worden er dus geen leer- of toetsresultaten opgeslagen en/of uitgewisseld.
Wij hebben met alle leveranciers schriftelijke afspraken gemaakt over de gegevens, die in deze programma’s worden opgeslagen. Om oneigenlijk gebruik van informatie door de leverancier te voorkomen, mag deze alleen leerlingengegevens gebruiken waarvoor wij toestemming hebben geven. Alle programma’s waarin toetsgegevens worden vastgelegd, zijn alleen toegankelijk via een persoonlijke inlog.
Met alle leveranciers waarvan we softwarepakketten gebruiken waarbij ook leerlingengegevens worden opgeslagen, zijn zogenaamde verwerkersovereenkomsten afgesloten. De leveranciers verklaren daarmee zich te houden aan de privacyregels zoals de wetgever dat voorschrijft.
Gegevensuitwisseling
Voordat er leerlingengegevens worden uitgewisseld met andere organisaties, vragen we de ouders om toestemming, tenzij we volgens de wet verplicht zijn om die informatie te verstrekken. Dat kan het geval zijn als de leerplichtambtenaar om informatie vraagt of als het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap informatie nodig heeft, maar ook bij melding van kindermishandeling, wanneer politie of justitie informatie opvraagt of in noodsituaties.
Foto’s en films
We zijn zeer terughoudend met het maken van beeldmateriaal waarop kinderen herkenbaar in beeld zijn. Privacygevoelig beeldmateriaal plaatsen we alleen na toestemming van de ouders op onze website of in de nieuwsbrief. De toestemming voor het maken en gebruiken van beeldmateriaal wordt jaarlijks geactualiseerd. Ouders mogen altijd besluiten om die toestemming niet te geven, of om eerder gegeven instemming in te trekken.
Klachten
Wanneer u van mening bent, dat de school niet handelt volgens de privacyregels, dan gaat u allereerst in overleg met de directie van de school. Vindt u dat uw klacht niet afdoende is afgehandeld, dan kunt u zich wenden tot het bevoegd gezag van STICHTING TRIADE. De te volgen klachtenprocedure is vastgelegd in de Klachtenregeling van STICHTING TRIADE. Ook kunt u terecht bij de rechter of de Autoriteit Persoonsgegevens.
Informatie
Op de website van STICHTING TRIADE vindt u meer informatie over privacy. www.stichtingtriade.nl